Az iratrendezés szerepe ma már nem csupán annyi, hogy rendet teremtsen a papírhalmok között. Egy jól felépített rendszer a munkavégzés hatékonyságát, a döntések gyorsaságát és a dokumentumok visszakereshetőségét is nagymértékben befolyásolja. Akár otthon, akár irodai környezetben használjuk, a megfelelő mappa kiválasztása valójában a mindennapi gördülékenység egyik alapköve. A papíralapú dokumentumok ugyan lassan veszítenek jelentőségükből, mégis számos olyan helyzet akad, amikor a nyomtatott formátum elkerülhetetlen.

Iratrendező mappa választása során sokszor nem is gondolunk arra, mennyi szempont határozza meg, hogy végül mennyire lesz praktikus a mindennapi használat. Az első benyomás általában a megjelenéshez kötődik: a szín, a borító minősége, a kézben tartás érzete mind befolyásolja a döntést. Ennél azonban jóval lényegesebb a mappa anyaga és mechanikája. A kartonból készült, klasszikus modellek ideálisak az irodai polcokon való hosszú távú tárolásra, míg a műanyag borítású típusok a mindennapos hordozást és a gyakori mozgatást viselik jobban. A karos, fém mechanikával ellátott verziók gyors és biztos rögzítést kínálnak, ami akkor különösen előnyös, ha nagy mennyiségű iratot használunk rendszeresen.

A mappa mérete és kapacitása legalább ilyen fontos kérdés. Egy keskenyebb gerincű típus tökéletes lehet kisebb dokumentumokhoz vagy projektekhez, de ha hosszabb távon tárolunk benne nagyobb mennyiséget, érdemes masszívabb, szélesebb változatot választani. A mindennapi használat során az is számít, hogy mennyire könnyű a mappát levenni a polcról, mennyire egyszerű belelapozni, vagy hogyan működik a nyitó-záró mechanizmus. Ezek apróságnak tűnhetnek, de hosszú távon rengeteg időt és energiát spórolnak.